Tête-à-tête avec les employés de la SODECT | Événements
Une équipe qui donne le sourire aux lèvres

par Julie Chênevert – Coordonnatrice – Médiation culturelle et éducation | SODECT

Les événements organisés par la SODECT sont colorés, diversifiés, pour tous les goûts, tous les âges et ont comme point commun de donner le sourire aux lèvres des visiteurs.

Travailler en événementiel c’est…une saison estivale chargée, beaucoup d’heures passées au bureau et sur le terrain, un nombre imposant d’employés, de fournisseurs et d’exposants, un léger temps d’arrêt avant les événements d’hiver, de la fatigue…et aussi beaucoup de rires!

© Julie Chênevert – De gauche à droite Charlène Gagné, Guillaume Vincent, Caroline Maher

Rencontrez l'équipe!

  • Charlène Gagné - Coordonnatrice aux événements

    Charlène vient du milieu de la production théâtrale et travaille à la SODECT depuis maintenant 5 ans. Elle a touché aux postes de préposée aux événements, de réceptionniste, d’adjointe aux événements et finalement à celui de coordonnatrice du département depuis 1 an et demi. Toutes ces expériences font d’elle une personne sensible aux besoins des différents postes événementiels. Son souci du détail et sa bonne vision d’ensemble la caractérisent parfaitement.

  • Guillaume Vincent - Adjoint aux événements

    Guillaume a travaillé à la SODECT pendant 15 ans en tant que technicien au Théâtre du Vieux-Terrebonne et fait partie de l’équipe événementielle depuis 1 an et demi. Il a travaillé sur des plateaux de tournage et a fait de la tournée de spectacles partout dans le monde avec des artistes québécois reconnus. Sa polyvalence, sa créativité et sa spontanéité apportent une force supplémentaire à l’équipe.

  • Caroline Maher - Adjointe aux événements

    Caroline, pour sa part, travaille à la SODECT depuis 1 an et demi. Ses multiples expériences en événementiel et en productions télévisuelles des 6 dernières années font d’elle une personne rigoureuse et assidue dans ses tâches. Sa capacité d’adaptation à gérer les imprévus dans les délais serrés et à travailler de longues heures consécutives font d’elle une personne clé dans l’équipe.

Bien qu’ils travaillent ensemble depuis seulement 1 an et demi, leurs expériences les rassemblent et font d’eux une équipe tissée serrée.

Bonjour, comment allez-vous? Pour commencer, pourriez-vous nous expliquer en quoi consiste le travail d’organisateurs d’événements, à part courir dans tous les sens avec un dossard orange, une cocarde et un walkie-talkie?

Haha! Ce ne sont que des accessoires! Le gros du travail se passe en amont dans le bureau… et dans nos têtes lors du jour J. L’organisation d’un événement commence des mois à l’avance. Par exemple, nous commençons à planifier le Marché de Noël en mars, ce qui ne nous donne que quelques semaines de repos après un événement avant de plonger dans sa prochaine édition, et ce, pour nos 10 événements annuels!

Nous discutons d’abord du type d’événement à réaliser afin de le rendre accessible et mémorable. La programmation d’un événement dépend donc de la clientèle cible. Par exemple, Les Rendez-vous des Tannants accueillent les enfants, alors que le Festival vins et histoire de Terrebonne intéressent les adultes. Malgré la diversité de la clientèle des événements qui ont lieu sur l’Île-des-Moulins, notre but premier est toujours de créer des souvenirs impérissables pour les familles du coin.

Ensuite, nous faisons des recherches afin de trouver les activités, exposants et artistes qui cadrent bien avec notre ligne directrice et nous entrons dans le côté administratif de notre travail : contrats, permis et diverses formalités.

Le jour de l’événement, nous sommes les personnes-ressources pour les employés, exposants, artistes, fournisseurs et bien plus! Il nous arrive effectivement de courir lors d’imprévus, mais notre bonne organisation des précédentes semaines nous permet d’être en contrôle de l’événement. Nous avons le temps de faire nos niaiseries habituelles et d’avoir du plaisir avec notre équipe!

Finalement, nous nous rencontrons toujours suite à un événement afin de faire un compte-rendu et ainsi noter les bons et moins bons coups pour nous améliorer pour les prochaines éditions.

Évidemment, je blaguais plus tôt! Comme vous l’avez si bien dit, votre travail s’étend bien au-delà du travail terrain. Il y a la conception de l’événement, l’élaboration d’une programmation, la planification, etc. Alors, vous qui en temps normal êtes si occupés, pour ne pas dire que vous avez constamment de la broue dans le toupet, comment survit-on au confinement, au déconfinement avec des mesures de distanciation stricte et au reconfinement ? Je veux dire il y a quelque chose de contre-intuitif sachant que le but principal de votre travail est justement de rassembler le public! Est-ce que l’on peut vraiment se réinventer?

Dès les premières annonces gouvernementales, nous avons réfléchi aux différentes façons de créer nos événements en suivant les différentes restrictions. Comme notre travail consiste à rassembler les gens et à créer un contact humain, nous n’avons pas pu organiser notre saison estivale habituelle. Il est donc certain que l’annulation des événements a été un coup dur pour notre équipe. Malgré tout, nous avons pris le temps de penser à l’organisation des futures éditions de nos événements.

Avec l’ampleur de cette pandémie, organiser des événements sera certainement différent pour les années à venir, mais nous sommes prêts à relever ce défi et nous avons bien hâte vous accueillir à nouveau!

photo : Simon Laroche – Festival Vins et Histoire de Terrebonne 2019
photo : SODECT – Fête nationale 2019

Parmi tous les événements qui ont dû être annulés en raison de la crise de la COVID-19, est-ce qu’il y en a un en particulier qui a été plus difficile à laisser aller et pourquoi?

Charlène : Chaque événement est difficile à laisser partir, surtout qu’ils répondent tous à une clientèle différente. Ça fait plusieurs années que je travaille avec des fournisseurs qui sont fidèles chaque année. Ce fut un moment déchirant de tous les appeler et de leur annoncer que l’on ne se verrait que l’an prochain.

Caroline : Pour ma part, ça a été le tout premier événement à être annulé : la Fête nationale. La Fête nationale a quelque chose de très spécial pour moi. C’est le début de notre saison estivale, l’événement parfait pour fêter en famille, ce sont les rassemblements d’amis et c’est surtout plein de gens qui chantent nos chansons québécoises! Gros pincement au cœur lors de l’annonce de l’annulation de cette fête, d’autant plus qu’on se doutait bien que les autres événements allaient suivre…

 

Y a-t-il eu une programmation spéciale COVID-19 cet été afin de remplacer la programmation estivale habituelle?

En juillet, en partenariat avec la Ville de Terrebonne, nous avons organisé un événement répondant aux mesures de distanciation et sanitaires dans le stationnement de la Cité du sport de Terrebonne : le Week-end Culturel. L’événement s’est déroulé du vendredi au dimanche, avec les spectacles des 2Frères, du Grand Montréal Comique et celui d’Alexandre Da Costa. L’expérience était tout autre que ce à quoi nous sommes habitués, puisque le public assistait aux spectacles dans leur voiture! Le public étant au rendez-vous et souriant, nous en avons pratiquement oublié la pandémie! Ce fut un événement réussi!

Également, dès que les petits rassemblements ont été permis, nous avons organisé les Jeudis Quiz animés par Randolph en août et septembre, en tenant compte des règles de distanciation et des mesures sanitaires. Les soirées se déroulaient au Théâtre de verdure de l’Île-des-Moulins avec un quiz familial à 19 h et un quiz intermédiaire à 20 h 30. Les participants étant au rendez-vous et étaient très contents de notre proposition. Nous avons créé une clientèle fidèle dès la première soirée!

photo : Caroline Perron – Week-end culturel 2020
photo : Simon Laroche – Festival Vins et Histoire de Terrebonne 2019

Je pense que nous serons nombreux, lorsque ce sera permis, à vouloir nous réunir autour d’événements festifs, que ce soit en famille, entre amis, entre voisins ou plus encore. Est-ce que vous pourriez nous dire quels sont les trucs et astuces pour un événement réussi ?

Il faut surtout miser sur l’ambiance et se poser les questions Qu’est-ce que les gens aimeraient voir? Qu’est-ce qui les ferait revenir? De quoi les gens se souviendront-ils?

Comme mentionné plus haut, la bonne planification d’un événement est l’élément clé pour que tout se déroule rondement. C’est également d’avoir une équipe dévouée et présente du début à la fin. Nous avons la chance d’avoir du personnel qui revient année après année, toujours aussi motivé!

Pour nous, de voir les sourires des festivaliers, l’émerveillement dans les yeux des enfants, voir les familles revenir nous visiter et les entendre parler de nous sont des synonymes d’un événement réussi.

On a beau planifier un événement au quart de tour, prévoir un plan A, B, C et même D, ça ne se déroule pas toujours comme nous l’aurions souhaité. Parfois, c’est la météo qui n’est pas au rendez-vous, un invité ou une commande qui arrive en retard, un problème électrique, etc. Avez-vous des anecdotes en ce sens ? Et comment réagir à ce genre de situation?

Charlène : Lors d’imprévus, c’est certain qu’il faut garder notre calme! Comme j’aime bien dire, on ne sauve pas des vies! Après, c’est d’évaluer la situation et de déterminer si c’est une priorité. Ensuite, je regarde avec l’équipe qui a le temps de se pencher sur le problème.  La force de notre équipe, c’est qu’elle s’étend sur plus que nous trois, je peux toujours compter sur l’ensemble de mes collègues, des communications aux comptables, passant par les techniciens, etc.

Caroline : Comment réagir? Simplement…rire! Les imprévus font partie intégrante d’un événement et sans imprévus, ce serait trop facile! Notre grande capacité à se virer de bord comme sur un 10 cents prend tout son sens dans ces moments! Ça fait les plus belles anecdotes à raconter. 😉

La météo, ça ne nous fait pas peur! S’il fallait s’arrêter aux prévisions, nous n’aurions pas souvent d’événements! Dans le pire des cas, nous constatons rapidement qui dans l’équipe a les cheveux qui frisent! (tout le monde!)

Charlène : Évidemment que la météo ne te fait pas peur, il ne pleut plus aux événements. Étrangement, les événements auxquels il pleut toujours habituellement se déroulent sous le gros soleil depuis ton arrivée! Haha!

photo : Simon Laroche – Les Rendez-vous des Tannants 2019

Des petites anecdotes en rafale…

Une artiste qui échappe ses clés dans un trou de 5 centimètres dans l’ascenseur, alors qu’elle devait déplacer rapidement le camion qu’elle avait loué pour le début de sa prestation! Nous avons dû appeler le fournisseur de camion afin qu’ils viennent nous porter une 2e clé, puisque nous n’étions pas capables d’aller chercher la sienne dans le trou!

Appeler en urgence toutes les boulangeries et épiceries du coin afin qu’ils nous fournissent en pain pour le Festival Vins et Histoire de Terrebonne, tout ça à cause d’un simple pépin logistique. Nous avons vécu un moment de rush avant même que l’événement ne débute!

Les enfants trop enthousiastes au Théâtre du Vieux-Terrebonne, lors d’un spectacle dans le cadre des Rendez-Vous des Tannants, qui montent sur scène pour rejoindre l’artiste qui, finalement, perd complètement le contrôle de sa foule! Résultat: nous avons dû agir à titre d’agents de sécurité et aller escorter les enfants jusqu’à leurs sièges!

Notre liste d’anecdotes grandit sans cesse et cumule des histoires plus cocasses les unes que les autres! On ne s’ennuie jamais pendant les événements!

Wow, merci pour ces belles anecdotes d’événements! Maintenant, quels conseils donneriez-vous à nos jeunes et moins jeunes lecteurs qui souhaiteraient faire carrière dans le domaine de l’événementiel? Est-ce qu’il y a des aptitudes essentielles à avoir pour être un bon organisateur d’événements?

Charlène : Pour travailler dans l’événementiel, il faut aimer être sur le terrain et être créatif pour trouver des solutions, car c’est vrai que nous faisons souvent face à des imprévus. Il faut être travaillant et avoir une capacité d’adaptation. Ce que je préfère dans les événements, c’est le côté éphémère où tout se passe maintenant et où nous devons agir rapidement.

Caroline : Je pense qu’il faut avoir un bon mélange de folie, de recherche d’adrénaline et un gros côté méthodique. Les occasions se créent et se présentent par la suite. Il faut être prêt à embarquer dans le bateau au bon moment!

photo : Simon Laroche – Les Rendez-vous des Tannants 2019
photo : Simon Laroche – 1804 – l’événement 2019

Dans cette même veine d’idées, est-ce qu’il y a un parcours en particulier à prendre pour devenir organisateur d’événements professionnel ou est-ce plutôt une combinaison d’intérêts et d’expériences qui mène à faire ce métier ?

Effectivement, il est possible d’étudier en coordination d’événements, par exemple au Cégep André-Laurendeau, au Cégep de Saint-Jérôme ou même à l’École du Show-Business, mais ce n’est pas le seul chemin à prendre.

De notre côté, c’est la combinaison d’intérêts et d’expériences qui nous ont menés à travailler dans ce milieu. Venant tous les trois des milieux théâtral et télévisuel, étant des domaines très connexes à l’événementiel, la transition vers la coordination d’événements s’est fait naturellement pour nous.

Pour ceux et celles qui sont intéressés par le métier, nous avons régulièrement besoin de bénévoles motivés à travailler avec nous sur certains événements. Nous vous invitons donc à communiquer avec nous au [email protected] si vous avez envie de découvrir les dessous de l’événementiel!

Pour conclure, quels sont vos souhaits pour la prochaine saison estivale?

 

Charlène : Le premier souhait est de revenir aux événements tels que nous les connaissons pour la prochaine année. Que nous puissions réunir des milliers de personnes qui ont des intérêts en commun. Ensuite, c’est de continuer à créer avec mon équipe formidable des événements dans le plaisir. Nous avons tellement hâte de vous retrouver!

Caroline : Être plus sur le terrain que dans le bureau, créer des souvenirs à l’Île pour les festivaliers et… Qu’il n’y ait pas de capacité maximale d’accueil!